AFAS Live: ‘Veiligheid zit in ons DNA’

Jan-Willem Ruijs, directeur van AFAS Live, in gesprek met Marcel Veenboer, directeur van Vector Brandveiligheid, over brandveiligheid en unieke uitdagingen.

Brandveiligheid is een belangrijk aspect van elk gebouw, maar dat geldt des te meer voor een evenementenlocatie met een maximale capaciteit van 6000 mensen, zoals AFAS Live in Amsterdam. We spraken met Jan-Willem Ruijs en Marcel Veenboer over hun samenwerking, uitdagingen en inzichten.

AFAS Live is een unieke evenementenlocatie, onder andere vanwege de diversiteit aan activiteiten en door de 18 meter hoge grote zaal waar maximaal 6000 mensen in kunnen. Jan-Willem: “Sinds de opening in 2001 staat veiligheid bij ons voorop. Dat zit in ons DNA. We organiseren niet alleen concerten, maar bijvoorbeeld ook bedrijfsevenementen, theatervoorstellingen en een enkel sportevenement. Daardoor staan we telkens voor nieuwe uitdagingen. Bij elke uitdaging denken we zo veel mogelijk vooruit: wat zijn de gevolgen op korte maar ook de lange termijn als je veiligheidszaken niet goed regelt?”

Veiligheid staat voorop

Jan-Willem legt uit dat Vector Brandveiligheid sinds 2012 wordt betrokken bij alles wat met brandveiligheid te maken heeft. Marcel: “Wat ooit begon met een onderzoek in verband met capaciteit van vluchtroutes nodig voor een vergunningsaanvraag is uitgegroeid tot een intensieve samenwerking, waarbij we meedenken over steeds complexere vraagstukken. We ondersteunen niet alleen bij vervanging van het RWA installatie, brandmeldsysteem en sprinklerinstallatie, maar geven ook strategisch advies over vluchtroutes en publieksstromen.”
“Er zijn altijd interne verbouwingen of projecten waarbij we hun expertise nodig hebben. Het is een continu proces, waarbij maatwerk essentieel is”, vult Jan-Willem aan.

Menselijk gedrag in noodsituaties

De simulatiesoftware waarmee publieksstromen in beeld gebracht kunnen worden, waar AFAS Live dankzij de specialisten van Vector over beschikt, bleek een eyeopener voor Jan-Willem. “We kunnen nu vooraf zien hoe mensen zich zullen gedragen in geval van een calamiteit. We krijgen concreet inzichtelijk waar opstoppingen en knelpunten ontstaan en kunnen daarmee heel doelgericht ons gebouw en calamiteitenorganisatie voor evenementen optimaliseren.”

Marcel vertelt niet zonder trots dat slechts enkele adviesbureaus in Nederland met deze unieke software werken. “Normen en bouwvoorschriften leggen voorschrijvend op hoeveel mensen een deur of ander obstakel in een vluchtroute kunnen passeren. Veel blijft dan onderbelicht en bovendien is de werkelijkheid veel genuanceerder. Daarom kunnen we met de simulatiesoftware veel beter inzicht geven in publieksstromen. Vooral waar zich knelpunten bevinden en hoe die knelpunten opgelost kunnen worden. Zo houdt de regelgeving geen rekening met haakse bochten in een vluchtgang, terwijl die wel degelijk veel invloed kunnen hebben op de benodigde tijd om die obstructie te passeren. Onze software voegt intelligentie toe aan dat proces, waardoor we echt maatwerk kunnen leveren”, aldus de brandveiligheidsexpert.

'Mensen zijn op zoek naar unieke ervaringen'

Jan-Willem vertelt dat het aantal evenementen bij AFAS Live snel groeit. “We zijn vrijwel het hele jaar al volgeboekt. Mensen zoeken unieke ervaringen, en steeds vaker met special effects zoals vuurwerk en open vuur. Vraagstukken die voortkomen uit zulke belevingen leggen we altijd voor aan Vector.” Hij noemt als voorbeeld een evenement waarbij de huurders het plafond met kunststof planten wilden bekleden. Marcel reageert: “Kunststofversiering kan in bepaalde omstandigheden een groot gevaar voor het publiek vormen. In de juiste omstandigheden kan deze versiering snel vlamvatten, waardoor een brand zich snel kan verspreiden. Dat heeft grote gevolgen voor de veiligheid van het publiek dat zich daaronder bevindt. Regelgeving op dat punt is er wel, maar die is onvoldoende toegesneden op evenementenhallen, zoals AFAS Live, waardoor bedrijven al snel zijn aangewezen op de deskundigheid van leveranciers. Dat is niet altijd optimaal of wenselijk. Uiteindelijk heeft Vector gedegen onderzoek uitgevoerd naar het brandgedrag van de beoogde versiering en is besloten de toepassing van de versiering te beperken en onder meer aanvullende maatregelen te treffen voor de bevestiging ervan.”

Kans klein, maar effect desastreus

AFAS Live stelt voor elk evenement een calamiteitenorganisatie samen waar de huurder een wezenlijk onderdeel van is. Dat werkt heel goed, want terwijl AFAS alles van de gebouw specifieke kenmerken weet, is de huurder het meest vertrouwd met het evenement zelf. Wel levert dit weleens verassingen en interessante vraagstukken op. Jan-Willem vertelt dat hij regelmatig terugkrijgt: ‘Zo doen we het altijd’ of ‘Het is nog nooit misgegaan’. Marcel herkent dit: “Als de kans op een calamiteit klein is én het effect ook klein, dan is een risico aanvaardbaar, maar als het effect desastreus is, dan móét je maatregelen treffen.” Zo wilde een huurder recent een elektrische auto als promotiemateriaal in de zaal parkeren. Marcel: “De kans dat er iets misgaat met de auto is niet groot, maar als er autobrand ontstaat dan zijn de gevolgen voor de veiligheid van het publiek enorm. In zo’n geval is het belangrijk dat voorafgaand aan het evenement een beoordeling van het risico wordt gedaan en een set van adequate maatregelen wordt vastgesteld, waarmee de gevolgen van een eventuele brand onder controle worden gebracht. Alleen op die manier kan een degelijk brandrisico in de zaal worden toegelaten.”

Oplossingsgericht

Jan-Willem benadrukt dat veiligheid en wensen van huurders niet altijd hand in hand gaan, maar voor AFAS Live is het belangrijk om altijd oplossingsgericht te denken. “We zeggen niet zomaar tegen huurders: ‘Nee, dit kan niet.’ We denken mee: hoe kan het wél?” En dat is ook precies waarom de samenwerking met Vector zo goed werkt. “Ze doen gedegen onderzoek, en niet altijd zijn de wensen toelaatbaar, maar Vector denkt altijd in oplossingen. Ze begrijpen ons product en de dynamiek van onze evenementen. Wij organiseren al 24 jaar zo’n 175 evenementen per jaar. We weten wat we doen, maar we zijn geen specialisten in brand- en vluchtveiligheid. Marcel en zijn team snappen direct de context en denken met ons mee.”

Jan-Willem: “Vector helpt ons verder. Ze geven niet alleen een advies, maar geven praktische aanwijzingen hoe oplossingen vorm te geven. Vector heeft bovendien korte lijntjes met de brandweer en dat helpt om snel overeenstemming te krijgen bij vergunningen. Daarom vertrouwen we zo op hen. Als er iets speelt, moeten we snel kunnen schakelen. We kunnen altijd bellen – zelfs in het weekend. Die flexibiliteit is essentieel in onze branche.”

Marcel: “De samenwerking is inderdaad heel prettig. Dat komt ook omdat AFAS Live een geoliede machine is waarin iedereen zijn rol kent. Dat maakt de samenwerking tussen Vector en AFAS Live efficiënt en professioneel.” Hij sluit af met de woorden: “Brandveiligheid krijgt vaak pas aandacht als het misgaat, maar als je er proactief mee omgaat, ontstaat rust en voorkom je problemen. Het mooie is: het gaat dan niet alleen om voldoen aan regels, maar om het creëren van een écht veilige omgeving.”